「動画を作ることが決まったが、撮影の日までに自分が何を用意すればよいのか分からない」「制作会社に任せておけば大丈夫だと思っていたら、当日になって慌てることになった」。初めて動画制作を担当する広報や人事、総務の方から、こうした声をよく聞きます。
撮影そのものは制作会社が行いますが、撮影場所の確保や出演者との調整、社内の許可取りなど、会社の中にいる担当者でなければ進められない準備がたくさんあります。この準備が足りないと、当日に撮りたいものが撮れなかったり、撮り直しで費用と時間が余計にかかったりします。
本記事では、動画撮影の当日までに企業の担当者が準備しておきたいことを、1か月前・2週間前・前日・当日の時期ごとにチェックリストの形で整理します。あわせて、よくある準備不足とその防ぎ方、制作会社との役割分担も解説します。初めて撮影に立ち会う方も、前回の撮影で苦労した方も、準備の確認に使ってください。
撮影当日の出来は「事前の準備」で決まる
動画の仕上がりは、撮影や編集の技術だけで決まるわけではありません。撮影の日までにどれだけ段取りができているかで、当日に撮れるものの量と質が大きく変わります。
撮影は「その日しか撮れない」場面が多い
撮影の日には、出演する社員や経営者、制作会社のスタッフ、機材がすべてそろいます。全員の予定をもう一度合わせるのは簡単ではないため、撮り忘れや準備不足があっても、後から撮り足すのが難しいことがよくあります。編集でできることにも限りがあり、撮れていない映像は後から作れません。だからこそ、撮影の前に「何を、どこで、誰が、どの順番で」撮るのかを固めておくことが大切です。
担当者がやることと、制作会社がやること
準備のすべてを担当者が抱える必要はありません。役割を分けて考えると、やるべきことが見えやすくなります。
- 制作会社が主に行うこと：企画と構成、台本、撮影の段取り、機材とスタッフの手配、香盤表（当日のタイムスケジュール）の作成、撮影、編集
- 担当者が主に行うこと：社内の目的のすり合わせ、撮影場所と日程の確保、出演者の決定と依頼、社内や施設の許可取り、当日の立ち会いと判断、社内での確認と承認
制作会社は撮影のプロですが、会社の中の事情や人の予定までは分かりません。会社の中で決めること、会社の人にしか頼めないことが、担当者の役割だと考えてください。
準備はいつから始めればよいか
規模にもよりますが、会社紹介動画や採用動画のように社内で撮影する動画なら、撮影日の1か月前には準備を始めておくと安心です。出演者が多い、撮影場所が複数ある、社外の施設を借りるといった場合は、さらに早めに動きましょう。以下では、時期ごとにやることを整理していきます。
撮影の1か月前：目的と段取りを固める
撮影の1か月ほど前は、企画の方向性を社内で固め、撮影日と場所、出演者を押さえる時期です。ここがぶれると、その後の準備がすべてやり直しになります。
動画の目的・見る人・使う場所をもう一度確認する
制作会社と打ち合わせを重ねるうちに、最初の目的があいまいになってしまうことがあります。撮影の準備に入る前に、「この動画で何を達成したいのか」「誰に見てもらうのか」「どこで使うのか」を、社内の関係者ともう一度そろえておきましょう。採用サイトに載せるのか、展示会で流すのか、SNSで配信するのかによって、撮るべき映像も画面の向きも変わります。
撮影日と撮影場所を押さえる
撮影日は、出演者の予定と撮影場所の空き状況の両方を見て決めます。社内の会議室や工場、店舗を使う場合は、その日の業務への影響も確認しておきましょう。屋外で撮影する場合は、雨のときに延期するのか、屋内に切り替えるのかも、このタイミングで決めておくと当日に迷いません。予備日を1日押さえておくと、さらに安心です。
出演者を決めて早めに依頼する
社員や経営者に出演してもらう場合は、できるだけ早く依頼しましょう。特に経営者や役員は予定が埋まりやすく、撮影に使える時間が限られることが多いため、最初に予定を押さえる必要があります。依頼のときは、撮影日時と所要時間、どんな場面に出てもらうのか、完成した動画をどこで公開するのかを伝えておくと、出演者も安心して引き受けられます。
社内の確認の流れと最終決定者を決める
意外と見落とされやすいのが、社内で誰が内容を確認し、誰が最終的に決めるのかです。台本や撮影場所を担当者だけで決めて進めたあと、完成間近になって役員から大きな修正が入ると、撮り直しが必要になることもあります。構成や台本の段階で、最終的に決める人に一度見てもらい、確認の順番と期間を制作会社にも共有しておきましょう。
撮りたい場面を制作会社と共有する
構成や台本ができたら、その中で必ず撮りたい場面を、担当者の側からも制作会社に伝えておきましょう。たとえば「創業者の写真が飾られた応接室」「新人が先輩に教わっている様子」「主力製品が出荷される瞬間」など、会社の中の人だからこそ知っている見どころがあります。こうした場面は、制作会社が打ち合わせだけで気づくのは難しいものです。撮りたい場面を一覧にしておけば、制作会社が撮影の順番や必要な時間を見積もりやすくなり、撮り忘れも防げます。
撮影の2週間前：撮影場所・出演者・許可の準備
撮影の2週間ほど前は、撮影場所の下見をし、許可を取り、出演者への説明を済ませる時期です。社外とのやり取りが入るものは時間がかかるので、この時期に着手しておきましょう。
撮影場所を下見する（ロケハン）
撮影場所の下見はロケハンとも呼ばれ、制作会社のスタッフと一緒に行うのが基本です。広さや明るさ、窓からの光の入り方、電源の位置、機材を運び込む経路などを確認します。担当者は、その場所を使ってよい時間帯や、立ち入れない区域、業務の音が出る時間帯などを伝える役割です。下見で撮影場所の写真を撮っておくと、制作会社が構図や照明を事前に考えやすくなります。
撮影の許可を取る（社内・施設・公道）
撮影には、さまざまな許可が必要になることがあります。
- 社内：撮影する部署や工場の責任者、情報管理や広報の担当部署への連絡
- 施設：テナントで入っているビルの管理会社、借りる会場や店舗の管理者への申請
- 公道：道路で撮影をする場合の警察署への道路使用許可の申請
道路での撮影は、道路交通法第77条に基づく道路使用許可の対象になる場合があります。許可が出るまでには日数がかかり、たとえば埼玉県警察は、道路使用許可の標準処理期間を「7日以内（行政庁の休日を含まない）」としています。撮影の内容によって必要かどうかが変わるため、早めに制作会社と相談し、管轄の警察署に確認しましょう。
出演者に撮影の内容を説明し、同意を得る
出演してもらう社員には、どのような場面で、どのくらいの時間、どう映るのかを事前に説明しておきます。あわせて、完成した動画をどこで、いつまで公開するのかを伝え、出演について同意を得ておきましょう。口頭だけでなく、同意書などの書面で残しておくと、出演者が退職したあとの扱いで迷わずにすみます。お客様や取引先に出てもらう場合は、相手の会社の広報部門の確認が必要になることも多いので、さらに早めに相談します。
映ってはいけないものを洗い出す
社内で撮影するときに注意したいのが、映り込みです。パソコンの画面に表示された顧客情報、ホワイトボードに書かれた会議の内容、掲示物の個人名、取引先のロゴが入った資料、開発中の製品などは、映像に残ると後から消すのが大変です。撮影する場所ごとに、映してはいけないものを担当者が洗い出し、撮影前に片付けるか、映らない位置で撮るかを決めておきましょう。工場や研究施設では、撮影してよい範囲を責任者に確認しておくことも欠かせません。
撮影の数日前〜前日：当日の進行を固める
撮影の数日前から前日は、当日の流れを関係者全員で共有し、細かい持ち物や連絡を済ませる時期です。
香盤表（当日のタイムスケジュール）を共有する
制作会社が作る香盤表には、スタッフの入り時間、撮影する場面の順番、出演者ごとの集合時間や所要時間、昼食や移動の時間などが書かれています。担当者は内容を確認し、会議室の予約時間や業務の都合と合っているかを見ておきましょう。出演者には、自分の集合時間と場所、出番の目安を個別に伝えておくと、当日の待ち時間が減ります。
台本や質問の内容を出演者に渡す
インタビューを撮る場合は、質問の内容を出演者に事前に渡しておきます。答えを丸暗記してもらう必要はありませんが、何を聞かれるのかが分かっていれば、当日に落ち着いて話せます。セリフのある台本の場合は、読みにくい言い回しがないかを出演者に読んでもらい、気になる点を前日までに制作会社へ伝えておきましょう。
服装と身だしなみを連絡する
出演者には、当日の服装を前もって伝えておきます。制服や作業着で出るのか、スーツなのか、私服なのかは、動画の目的によって変わります。細かいストライプや小さなチェック柄は、映像で模様がちらついて見えることがあるため、無地の服を選んでもらうと安心です。社名やロゴの入った服を着る場合は、汚れやしわがないかも確認しておきましょう。
小道具・製品・資料を用意する
商品やサービスを紹介する動画では、撮影に使う製品やパンフレット、名札、社名の入った小物などを担当者が用意することが多くあります。製品は傷や汚れのない状態のものを選び、色違いなどがあれば必要な数をそろえておきましょう。会社のロゴの画像データやパンフレットのデータも、編集で使うことがあるので、このタイミングで制作会社に渡しておくとスムーズです。
社内に撮影があることを知らせる
撮影の日時と場所は、出演者以外の社員にも知らせておきましょう。撮影中に電話が鳴ったり、近くで大きな声で話したりすると、音声が使えなくなることがあります。映りたくない社員が撮影場所を避けられるように、撮影する時間と範囲を事前に周知しておくことも大切です。来客の受付や駐車場の案内が必要な場合は、受付の担当者にも伝えておきます。
駐車場・入館・控室を手配する
制作会社のスタッフは、カメラや照明、三脚などの機材を車で運んでくることがほとんどです。駐車場の場所と台数、機材の搬入口、入館の手続きを確認し、前日までに制作会社に伝えておきましょう。オフィスビルでは、搬入できる時間や使えるエレベーターが決まっていることもあります。また、出演者が着替えや身だしなみを整えたり、出番を待ったりできる控室があると、撮影がスムーズに進みます。会議室を1部屋押さえておくだけでも十分です。
撮影当日に担当者がやること
撮影当日、担当者は現場にいるだけでなく、会社の代表として判断をする役割があります。主な仕事を整理しておきましょう。
現場に立ち会い、その場で判断する
撮影の現場では、「この場所も撮ってよいか」「この言い方で大丈夫か」といった判断がその場で必要になります。担当者が現場にいれば、すぐに答えられるので撮影が止まりません。担当者がその場で決められないことは、誰に確認すればよいかを事前に決め、連絡がつくようにしておきましょう。
撮影前に場所を整え、映り込みを確認する
スタッフが機材を準備している間に、撮影する場所の片付けと映り込みの確認をします。机の上の書類、壁の掲示物、パソコンの画面などを、事前に洗い出したリストに沿って確認していきます。空調や換気扇の音が気になる場合は、撮影中だけ止められるかどうかを施設の担当者と調整します。
出演者が話しやすい雰囲気をつくる
カメラの前に立つことに慣れている社員は多くありません。出演者が緊張していたら、撮影の合間に声をかけたり、飲み物を用意したりして、少しでも話しやすい雰囲気をつくりましょう。普段から一緒に働いている担当者がそばにいるだけで、出演者の表情がやわらぐこともあります。出演者の業務の都合で抜ける時間がある場合は、制作会社に早めに伝えて、撮影の順番を調整してもらいます。
撮れた映像をその場で確認する
重要な場面は、撮影したあとにモニターで一緒に確認させてもらいましょう。出演者の名前や役職、製品の向き、映ってはいけないものがないかなど、会社の人にしか気づけない点がたくさんあります。気になる点はその場で伝えれば、撮り直しにも対応しやすくなります。撮影が終わったら、使った場所を元の状態に戻せているかも、施設の担当者と一緒に確認しましょう。
撮影が終わったら、関係者に次の流れを伝える
撮影が終わったら、出演者や撮影に協力してくれた部署にお礼を伝え、完成の時期と公開の予定を知らせておきましょう。出演者にとっては、自分がどう映っているのか気になるものです。完成前に出演者本人に確認してもらうかどうかも、このタイミングで決めておくと、後の確認がスムーズに進みます。制作会社とは、初稿が届く日と、社内で確認する期間をあらためて確認しておきます。
よくある準備不足と防ぎ方
ここでは、撮影の現場で起こりやすい準備不足と、事前にできる対策を紹介します。
音が使えない
インタビューの最中に、隣の部屋の会議の声や工事の音、空調の音が入ってしまうことがあります。音は後から完全に消すのが難しく、話の内容が聞き取れないと、その場面が使えなくなります。下見のときに、撮影する時間帯に出る音を確認しておき、静かな部屋を選ぶ、近くの部屋の予約を止める、工事の予定がないかビルの管理会社に確認する、といった対策をとりましょう。
当日になって撮影できない場所があった
撮影する予定だった場所が、当日になって「やはり撮影は困る」と言われることがあります。部署の責任者への連絡が抜けていた、ビルの管理会社への申請が漏れていたといった理由が多く見られます。撮影する場所ごとに、誰に許可を取ったかを一覧にしておくと、漏れを防げます。
出演者の時間が足りない
経営者や役員の撮影時間が、当日に急な予定で短くなってしまうことはよくあります。その場合に備えて、どうしても撮りたい場面を事前に決め、優先順位を制作会社と共有しておきましょう。最初に一番大事な場面を撮るように順番を組んでおけば、時間が短くなっても大きな影響を受けずにすみます。
編集に必要なデータがそろわない
撮影が終わって編集に入ってから、会社のロゴの画像データや、正しい社名・役職名、製品の正式名称などが必要になることがあります。データを探すのに時間がかかったり、テロップの役職名が古いまま進んでしまったりすると、完成が遅れる原因になります。ロゴのデータや出演者の名前と役職の一覧は、撮影の前にまとめて制作会社に渡しておきましょう。
完成間近に大きな修正が入る
撮影も編集も終わったあとに、最終的に決める人から「この場面は使えない」「この人ではなく別の人を出したい」といった意見が出ることがあります。撮り直しが必要になると、費用も日程も大きく膨らみます。前の章で紹介したように、構成と台本の段階で最終的に決める人に見てもらい、撮影の前に合意を取っておくことが、最も確実な対策です。
よくある質問
Q. 撮影の準備は、どこまで制作会社に任せられますか？
A. 企画や台本、撮影の段取り、香盤表の作成、機材とスタッフの手配は、制作会社に任せられます。一方で、社内の調整や出演者への依頼、社内や施設の許可取りは、会社の中にいる担当者でなければ進められません。どこまでを制作会社が行うのかは会社によって違うため、最初の打ち合わせで確認しておきましょう。
Q. 撮影当日、担当者は最初から最後まで立ち会う必要がありますか？
A. できるだけ立ち会うことをおすすめします。撮影場所や映り込みの判断、出演者との調整など、担当者にしかできないことが多いためです。どうしても離れる時間がある場合は、代わりに判断できる人を決め、制作会社に伝えておきましょう。
Q. 出演する社員が、カメラの前で話すのが苦手です。
A. 事前に質問の内容を渡しておくと、気持ちに余裕が生まれます。当日は、本番の前に雑談をしたり、練習として何度か話してもらったりすると、表情がやわらかくなります。原稿を読み上げる形にしたい場合は、プロンプターを使うとカメラを見ながら話せます。
Q. 雨が降ったらどうなりますか？
A. 屋外の撮影がある場合は、雨のときの対応を事前に決めておくことが大切です。屋内の撮影に切り替える、撮影の順番を入れ替える、予備日に延期するといった方法があります。延期の判断を何時までにするのか、延期した場合に費用がかかるのかも、制作会社と確認しておきましょう。
Q. 撮影の前日に、担当者が最終確認しておくことは何ですか？
A. 出演者への集合時間の連絡、撮影場所の予約、駐車場や入館の手続き、用意する製品や小道具、社内への周知が済んでいるかを確認しましょう。あわせて、当日の緊急連絡先を制作会社と交換しておくと、遅れや変更があったときにすぐに連絡できます。
Q. 撮影の日程を変更したくなったら、どうすればよいですか？
A. 分かった時点で、できるだけ早く制作会社に連絡しましょう。撮影の日には、カメラマンや照明、音声などのスタッフと機材を押さえているため、直前の変更では費用がかかる場合があります。日程を変更したときの扱いは制作会社によって違うので、契約の前や撮影日を決めるときに確認しておくと安心です。
まとめ：撮影準備のチェックリスト
動画の撮影は、その日にしか撮れない場面が多く、当日の出来は事前の準備で決まります。担当者の役割は、会社の中でしか決められないこと、会社の人にしか頼めないことを進めることです。最後に、時期ごとのやることを振り返っておきましょう。
- 1か月前：目的と見る人・使う場所の確認、撮影日と場所の確保、出演者への依頼、社内の確認の流れと最終決定者の決定、撮りたい場面の共有
- 2週間前：撮影場所の下見、社内・施設・公道の許可取り、出演者への説明と同意、映ってはいけないものの洗い出し
- 数日前〜前日：香盤表の確認と共有、台本や質問の共有、服装の連絡、小道具や製品の用意、駐車場・入館・控室の手配、社内への周知
- 当日：現場での判断、映り込みの確認、出演者への気配り、撮れた映像の確認
すべてを完璧にそろえる必要はありません。分からないことは早めに制作会社に相談し、一緒に準備を進めていけば十分です。
アクエリアス・ムービーでは、会社紹介動画や採用動画、商品紹介動画、研修動画など、企業のさまざまな動画を企画から撮影、編集まで一貫して制作しています。撮影の前には、香盤表や撮影場所の下見を通じて、担当者の方と一緒に当日の段取りを整えています。
こんな方は、まず一度ご相談ください
初めて動画制作を担当することになり、何から準備すればよいか分からない方や、工場や店舗など業務を止めにくい場所で撮影したい方、経営者や複数の社員が出演し、予定の調整に不安がある方は、ぜひ一度お声がけください。撮影場所や出演者の状況をうかがったうえで、無理のない撮影の段取りを費用の目安とあわせてご提案します。詳しくはアクエリアス・ムービーをご覧ください。
逆に、まだ相談しなくても大丈夫な方
社内向けの短いお知らせ動画などを、スマートフォンで撮って自社で作ってみたい段階であれば、まずは本記事のチェックリストを参考に、社内で試してみるのもよい方法です。実際に撮ってみると、音の入り方や映り込みなど、準備の大切さが実感できるはずです。そのうえで、社外に公開する動画をきちんと作りたくなったときに、改めてお声がけいただければ幸いです。
